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Strategische Vergabe von Bau- und Instandhaltung

Facility Management: Aufzugsmanagement » Strategie » Bauleistung + Instandhaltung

Facility Management Aufzugsanlage mit modernem Schaltschrank und Technik

Strategische Vergabe von Bauleistung und Instandhaltungsverträgen für Aufzugsanlagen

Aufzugsanlagen sind essenzielle Bestandteile der Gebäudetechnik und unterliegen strengen gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich Sicherheit, Wartung und Betrieb. Eine Fehlentscheidung bei der Vergabe kann über die gesamte Lebensdauer hinweg erhebliche Mehrkosten verursachen.

In der Praxis zeigt sich immer wieder, dass eine separate Vergabe von Bauleistung und Wartung zu deutlich höheren Betriebskosten führt. Viele Hersteller nutzen ihre starke Stellung nach Abschluss der Bauleistung, um Wartung und Ersatzteile zu stark erhöhten Preisen anzubieten. Besonders problematisch ist die exklusive Steuerungstechnik, die oft verhindert, dass Drittanbieter günstigere Serviceleistungen übernehmen.

Optimal strategy: Construction and maintenance should be negotiated as a complete package to ensure long-term economic security, technical availability and legal compliance.

Risikomanagement im Facility Management

Risiken bei getrennter Vergabe von Errichtung und Wartung

Balkendiagramm, das die jährlichen Wartungskosten eines Aufzugs bei kombinierter Vergabe (8.000 €) und getrennter Vergabe (11.000–13.000 €) vergleicht.

Eine nachträgliche Vergabe von Wartungsleistungen führt oft zu deutlich höheren Betriebskosten, da Hersteller gezielt ihre marktbeherrschende Stellung nutzen. Die größten Risiken sind:

Lock-in-Effekt & überhöhte Wartungskosten

  • Viele Anbieter nutzen proprietäre Steuerungen und exklusive Ersatzteile, die nur von ihnen gewartet werden können.

  • Ohne vorab verhandelte Wartungskosten steigen die Preise für Serviceverträge oft um 30 % – 60 %.

  • Manche Anbieter bieten bewusst günstige Baupreise, um später durch überteuerte Wartungsverträge Gewinne zu maximieren („Lifecycle Pricing“).

Beispiel:

  • Wartungskosten bei kombinierter Vergabe: 8.000 €/Jahr

  • Wartungskosten bei späterer Vergabe: 11.000 – 13.000 €/Jahr (+37 % bis +62 %)

  • Langfristige Mehrkosten (10 Jahre): 30.000 € – 50.000 € pro Aufzug

Überhöhte Ersatzteil- & Reparaturkosten

  • Viele Hersteller kontrollieren die Ersatzteilversorgung und verlangen bis zu 200 % höhere Preise.

  • Drittanbieter erhalten oft keinen Zugang zu Softwareupdates oder spezifischen Komponenten.

  • Betreiber müssen somit auf den Hersteller angewiesen bleiben, was langfristig teuer wird.

Beispiel:

  • Steuerplatine bei kombinierter Vergabe: 3.500 €

  • Steuerplatine bei nachträglicher Vergabe: 7.500 € (+114 %)

  • Gesamtkosteneffekt: Ersatzteilkosten können doppelt so hoch sein.

Teurere Notdiensteinsätze & lange Reaktionszeiten

  • Ohne vertraglich festgelegte Service-Level-Agreements (SLA) werden Notdiensteinsätze 50 % – 100 % teurer.

  • Hersteller reagieren oft langsamer, wenn keine langfristige Wartungsvereinbarung besteht.

Beispiel:

  • Notdiensteinsatz bei kombinierter Vergabe: 500 €

  • Notdiensteinsatz bei nachträglicher Vergabe: 1.000 € (+100 %)

  • Langfristige Mehrkosten (10 Jahre bei 3 Einsätzen pro Jahr): 15.000 € – 30.000 €

Langfristige Vertragsbindungen mit schlechteren Konditionen

  • Nachträglich verhandelte Wartungsverträge haben oft lange Laufzeiten (10 – 15 Jahre).

  • Fehlende Preisgleitklauseln führen dazu, dass Wartungspreise jährlich überdurchschnittlich steigen (5 % – 8 % pro Jahr statt marktüblichen 2 % – 3 %).

  • Keine Möglichkeit, nachträglich günstigere Wartungsanbieter zu beauftragen.

Gesamtkosteneffekt über 20 Jahre:

  • 40 % – 80 % höhere Lebenszykluskosten

  • Mehrere 100.000 € höhere Wartungskosten pro Objekt

Kostensicherheit & bessere Verhandlungsposition

  • Anbieter bieten bessere Preise, wenn Errichtung & Wartung gemeinsam vergeben werden.

  • Fixierung von langfristigen Wartungspreisen, um Kostensicherheit zu gewährleisten.

  • Vermeidung von überhöhten Ersatzteil- & Servicekosten durch vertragliche Preisbindung.

Sicherstellung vollständiger Wartungsdokumentation

  • Verpflichtung zur Bereitstellung aller Wartungsprotokolle und Prüfberichte nach PVO.

  • Betreiber erhält vollständige technische Dokumentationen & Softwarezugänge.

  • Garantie auf vollständige Prüfhistorie für ZÜS-Abnahmen.

Bessere Betriebssicherheit & garantierte Reaktionszeiten

  • SLA mit definierten Reaktionszeiten für Notfälle (z. B. max. 2 Stunden).

  • Vertragsstrafen für Verzögerungen bei Reparaturen.

  • Verpflichtung zur Ersatzteilbevorratung, um lange Stillstände zu vermeiden.

Vertragsgestaltung für Bau- und Wartungsverträge

  • Langfristige Serviceverträge mit Preisgleitklauseln: Preisbindung für mindestens 10 Jahre, um unerwartete Kostensteigerungen zu vermeiden.

  • Freie Wahl des Wartungsanbieters nach Vertragslaufzeit: Verpflichtung des Herstellers zur Bereitstellung offener Steuerungssysteme.

  • Digitalisierung & Smart Maintenance: Verpflichtung zur Implementierung von Condition Monitoring & Predictive Maintenance.

  • Nutzung von IoT-Sensoren zur Früherkennung von Verschleiß.

  • Integration in das Gebäudemanagementsystem (CAFM): Direkte Schnittstelle zur Gebäudeverwaltung für automatische Wartungsanfragen.

  • Detaillierte SLA für Störungsbeseitigung & Wartung: Garantierte Reaktionszeiten von max. 2 Stunden im Notfall.

  • Vertragsstrafen für Nichteinhaltung von SLA-Vorgaben.

Relevante Normen & gesetzliche Anforderungen

  • DIN EN 13015 – Instandhaltung von Aufzügen

  • DIN EN 31051 – Grundsätze der Instandhaltung

  • DIN EN 13306 – Begriffe der Instandhaltung

  • DIN EN 13460 – Dokumentation der Instandhaltung

  • Prüfungen nach PVO (Prüfverordnung der Länder)