Prüfungen, Wartungen und Nachweise

• Erstprüfung vor Inbetriebnahme bzw. nach einer wesentlichen Änderung, um die Wirksamkeit der Schutzmaßnahmen nachzuweisen.

• Wiederkehrende Prüfungen mit Intervallen anhand der Gefährdungsbeurteilung und der Erfahrung aus vorangegangenen Prüfungen (z. B. Mängelquote). Für ortsveränderliche Betriebsmittel gelten in der Praxis kürzere Intervalle als für ortsfeste Anlagen; Baustellen und raue Umgebungen erfordern engere Zyklen.

• Qualifikation: Prüfungen sind von einer Elektrofachkraft oder unter Leitung und Aufsicht einer solchen durchzuführen. Mess- und Prüfmittel müssen geeignet und regelmäßig kalibriert sein.

• Dokumentation: Prüfumfang, Messwerte, Bewertung, festgestellte Mängel und eingeleitete Maßnahmen sind nachvollziehbar festzuhalten.

Die Messverfahren und Grenzwerte richten sich nach den einschlägigen VDE-Normen. Eine integrative Einbindung der DGUV V3-Prüfungen in das betriebliche Instandhaltungsmanagement vermeidet Doppelarbeiten und stärkt die Rechtssicherheit.

• Eindeutige Identifikation des Prüfobjekts (Inventarnummer, Seriennummer, Standort, Anlagenteil).

• Rechtsgrundlage und Prüfart (Erstprüfung, wiederkehrende, außerordentliche Prüfung; normativer Bezug).

• Prüfdatum, Prüfumfang, angewandte Verfahren und eingesetzte Messmittel (inkl. Kalibrierstatus).

• Prüferangaben (Name, Qualifikation als befähigte Person/Elektrofachkraft, Unterschrift/Freigabe).

• Messergebnisse und Bewertung (bestanden/nicht bestanden), festgestellte Mängel nach Priorität.

• Korrektur- und Abstellmaßnahmen, Verantwortliche, Fristen und Wirksamkeitskontrolle.

• Nächste Prüffrist und eventuelle Nutzungsauflagen.

Digitale Prüfbücher in CAFM-/CMMS-/EAM-Systemen ermöglichen zusätzlich Terminüberwachung, mobile Erfassung, Fotodokumentation, Workflow-gesteuerte Mängelbeseitigung und Schnittstellen zu ERP und Arbeitsschutzmanagementsystemen. Entscheidend ist die lückenlose, manipulationssichere Historie über den gesamten Lebenszyklus.

• Robuste, manipulationssichere Plaketten mit Jahres-/Monatssegmenten und Farbcodierung, passend zur Umgebung (Staub, UV, Chemikalien).

• Abgleich der auf der Plakette vermerkten Informationen mit dem Prüfbuch (kein eigenständiger Nachweis, sondern Verweis).

• Ergänzende QR-/Datamatrix-Codes, die den Zugriff auf das digitale Prüfprotokoll ermöglichen.

• Kennzeichnungen für Sperrung/Außerbetriebnahme bei Nichtbestehen, um eine unzulässige Nutzung zu verhindern.

Für schwer zugängliche Anlagenbereiche sollten redundante Kennzeichnungen (z. B. im Schaltschrank und am Zutrittspunkt) vorgesehen werden.

• Vollständigkeit und Rückverfolgbarkeit: Jede Prüfung ist einem spezifischen Prüfobjekt, einer Rechtsgrundlage und einer qualifizierten Person zugeordnet; Änderungen sind versioniert nachvollziehbar.

• Aktualität und Terminsteuerung: Fälligkeiten sind proaktiv überwacht; Eskalationsmechanismen greifen vor Fristüberschreitung.

• Sichtbarkeit: Vor-Ort-Kennzeichnung, leicht zugängliche digitale Nachweise und klare Zuständigkeiten schaffen Klarheit für Beschäftigte, Führungskräfte, Auditoren und Behörden.

• Integration: Kopplung mit Managementsystemen (ISO 9001, ISO 45001, ISO 14001), um Synergien in Auditierung, Dokumentenlenkung und KVP zu nutzen.

• Datenschutz und Informationssicherheit: Personenbezogene Daten und sensible Anlagendaten sind gemäß DSGVO und internen Richtlinien geschützt; Zugriff erfolgt nach dem Need-to-know-Prinzip.

Aufbewahrungsfristen sollten risikoadäquat und auditkonform festgelegt werden. Bewährt hat sich die Aufbewahrung über die Lebensdauer des Prüfobjekts hinaus sowie orientiert an haftungsrechtlichen Verjährungsfristen. Eine dokumentierte Löschkonzeption schafft Rechtssicherheit.

• Rückkopplungsschleifen: Mängelursachen fließen in Wartungspläne und Verbesserungsmaßnahmen ein.

• Zustandsorientierte Strategien: Hohe Mängelraten oder kritische Befunde führen zu engeren Prüfzyklen oder zustandsbasierter Wartung.

• Messmittelmanagement: Kalibrierte Prüfmittel sind Teil des Qualitätsmanagements; Kalibrier- und Prüfzyklen sind synchronisiert.

Durch diese Integration wird sowohl die technische Verfügbarkeit als auch die Compliance gestärkt.

Die Verantwortlichkeit für die Organisation von Prüfungen liegt beim Arbeitgeber bzw. Anlagenbetreiber. Er benennt Verantwortliche Personen, stellt Ressourcen bereit und sorgt für die Qualifikation. Prüfungen sind durch befähigte Personen gemäß TRBS 1203 durchzuführen; im Bereich Elektrizität durch Elektrofachkräfte oder unter deren Leitung und Aufsicht. Klare Rollen (Anlagenverantwortlicher, Arbeitsverantwortlicher, Prüfsachkundige) sowie freigegebene Verfahren und Arbeitsfreigaben (z. B. Schaltauftrag, Lockout-Tagout) sichern die Durchführung ab.

Eine wirksame Organisation zeichnet sich durch standardisierte Prüfanweisungen, Schulungen, interne Audits und Kennzahlen aus. Kennzahlen können Mängelquoten, Fristtreue, Zeit bis zur Abstellung kritischer Mängel und Auditfeststellungen umfassen. Sie bilden die Grundlage für kontinuierliche Verbesserung und evidenzbasierte Entscheidungen über Prüf- und Wartungsintervalle.

Durch die konsequente Verbindung von wiederkehrenden und außerordentlichen Prüfungen, normenkonformer Umsetzung der DGUV V3, einem strukturierten Prüfbuch- und Kennzeichnungssystem sowie einer transparenten Nachweisführung entsteht ein kohärentes Sicherheits- und Compliance-System, das sowohl rechtlichen Anforderungen als auch betrieblichen Effizienzzielen gerecht wird.