Aufzugsbuch (Prüfbuch) richtig führen – analog oder digital
Das Aufzugsbuch bündelt alle prüf- und sicherheitsrelevanten Nachweise zur Aufzugsanlage – so, dass ZÜS‑Prüfer, Instandhalter, beauftragte Personen und Behörden vor Ort jederzeit vollständig und geordnet darauf zugreifen können. Rechtlich zwingend ist die Aufbewahrung aller Prüfaufzeichnungen und Prüfbescheinigungen; sie müssen während der gesamten Verwendungsdauer am Betriebsort verfügbar sein und dürfen auch elektronisch geführt werden.
Ordentlich, vollständig, griffbereit am Aufzug. Prüfunterlagen pflichtig am Betriebsort, technische Dokumentation aktuell – analog oder revisionssicher digital mit sauberem Audit‑Trail. So besteht die Anlage die ZÜS‑Prüfung ohne Theater – und Sie behalten jederzeit den Überblick.
Was gehört hinein – Pflicht- und Best-Practice-Inhalte
Prüfbescheinigungen/Prüfaufzeichnungen zu Erst‑, Wiederinbetriebnahme‑, wiederkehrenden und ggf. außerordentlichen Prüfungen inkl. Mindestangaben (u. a. Anlagen-ID, Datum, Art/Grundlagen/Umfang, Ergebnis, Frist bis zur nächsten Prüfung, Prüfer/Organisation).
Technische Unterlagen am Betriebsort, u. a. elektrische/hydraulische Schaltpläne, Prüfanleitungen, Nachweise zu Sicherheitsbauteilen, Betriebsanleitung, Notfallplan und Notbefreiungsanleitung, Übersicht aufzugsexterner Sicherheitseinrichtungen (Brandfall-/Evakuierungssteuerung, Notstrom, Schachtentrauchung) mit zugehörigen Prüfbescheinigungen.
Für die Ordnungsprüfung verlangt TRBS 1201‑4 explizit die Bereitstellung der erforderlichen Dokumente; geprüft wird u. a. Notfallplan/Notbefreiung.
Bewährte Praxis (sollten ins Prüfbuch):
Wartungsberichte (turnus- und ereignisbezogen) sowie Mängelübersicht und Nachweise der Mängelbeseitigung – damit ist erkennbar, wie Befunde aus ZÜS‑Prüfungen und Störungen abgearbeitet wurden. (TRBS 3121 differenziert: ZÜS prüft Vorhandensein/Gültigkeit der Unterlagen, keine inhaltliche Bewertung – die Organisation/Mängelbeseitigung liegt beim Betreiber.)
Nachweise zur Notruf-/Personenbefreiungsorganisation: Protokolle der Notrufzentrale (Eingang der Meldung, Kontaktaufnahme, Zeitstempel bis Eintreffen der Hilfeleistenden) sowie Ergebnisse der automatischen 3‑Tage‑Funktionsprüfungen des Zweiwege-Kommunikationssystems nach DIN EN 81‑28.
Unterweisungs- und Benennungsnachweise (beauftragte Personen/Aufzugswärter, aufzugsfremde Personen) inkl. Inhalte/Teilnehmer/Datum; TRBS 3121 fordert entsprechende Unterweisungen und deren Nachweise.
Aufbewahrung, Zugänglichkeit, Prüfablauf
Aufbewahrungsdauer: Für überwachungsbedürftige Anlagen sind Prüfaufzeichnungen und -bescheinigungen „während der gesamten Verwendungsdauer“ vorzuhalten – am Betriebsort.
Zugriff bei Prüfungen: ZÜS‑Prüfer müssen stets sicheren Zugang zur Anlage und zu den Unterlagen erhalten; technische Unterlagen sind am Betriebsort bereitzuhalten.
Prüfinhalte: TRBS 1201‑4 regelt Prüfarten/-umfänge (inkl. Ordnungsprüfung der Unterlagen und Prüfung von Notfallplan/Notbefreiung sowie Schnittstelle Aufzug–Gebäude).
Damit „elektronisch“ im Sinne der BetrSichV behörden- und ZÜS‑fest ist, haben sich folgende Punkte bewährt:
Integrität: Unveränderbare Originale (PDF/A), elektronische Signaturen für elektronisch übermittelte Prüfberichte; nachträgliche Änderungen nur als neuer, nachvollziehbarer Stand (keine Überschreibung).
Audit‑Trail & Zeitstempel: Jede Aktion (Upload, Änderung, Terminverschiebung) mit Benutzer/Datum/Uhrzeit protokollieren; Notruf‑Ereignisse werden ohnehin zeitgestempelt dokumentiert.
Verfügbarkeit am Betriebsort: Offline‑Option (z. B. lokales Terminal/Tablet) oder verlässlicher Online‑Zugriff (QR‑Code an der Hauptzugangsstelle, redundante Netzanbindung).
Datenschutz/Rollen: Zugriff nur für Berechtigte (Betreiber, ZÜS, Instandhalter, Notdienst); Rollen und Sichtrechte klar hinterlegen.
Praxis-Checkliste fürs Führen des Aufzugsbuchs
Vollständigkeit: Letzte ZÜS‑Berichte, Zwischenprüfung, außerordentliche Prüfungen, Fristkennzeichnung für nächste Prüfungen.
