KPIs für effektives Facility Management

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Aufzug KPI Leistungskennzahlen Visualisierung im Facility Management — Grundlagen des KPI-Managements im Aufzugsbetrieb

Aufzüge sind sicherheitsrelevante und betriebsnotwendige Anlagen in nahezu allen größeren Immobilien. Ihr zuverlässiger und wirtschaftlicher Betrieb erfordert eine systematische Überwachung, die über gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen hinausgeht. In modernen Facility-Management-Strukturen kommen daher Key Performance Indicators (KPIs) zum Einsatz, um Leistung, Sicherheit, Verfügbarkeit und Kosten von Aufzugsanlagen kontinuierlich zu bewerten und zu steuern.
Das Fazit vorweg: Ohne belastbare Kennzahlen ist ein professionelles Aufzugsmanagement nicht möglich. KPIs ermöglichen es Betreibern, Wartungsqualität, Störhäufigkeit und Verfügbarkeit objektiv zu bewerten, Optimierungspotenziale zu identifizieren und Dienstleister steuerbar zu machen. Gleichzeitig dienen sie als Nachweis der Betreiberverantwortung gegenüber Behörden, Nutzern und Versicherern. Ihre Definition, Erhebung und Bewertung muss jedoch normkonform, transparent und datenbasiert erfolgen.

Rechtliche Anforderungen im Facility Management

Rechtlich
KPI
Tabelle
Einsatz
Nachweisführung

Rechtlicher und normativer Rahmen

Der rechtssichere Betrieb von Aufzügen ist durch verschiedene Vorschriften geregelt.

Die wichtigsten sind:

Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV): Regelmäßige Prüfungen und Gefährdungsbeurteilungen
Technische Regeln für Betriebssicherheit (TRBS), insbesondere: TRBS 3121 – Nutzungssichere Bereitstellung von Aufzugsanlagen, TRBS 1111 – Gefährdungsbeurteilung
DIN EN 13015: Instandhaltung von Aufzügen und Fahrtreppen; Leistungskennzahlen
DIN EN 81-Reihe: Sicherheitsregeln für die Konstruktion und den Einbau von Aufzügen
DGUV Vorschrift 3: Prüfung elektrischer Betriebsmittel

Die Anwendung von KPIs unterstützt die Einhaltung dieser Vorgaben, ersetzt aber keinesfalls die gesetzlichen Prüfpflichten. Vielmehr ergänzt sie diese um ein systematisches Controlling.

Wichtige KPI im Aufzugsmanagement

Die Auswahl geeigneter KPIs richtet sich nach Zielsetzung, Anlagentyp, Nutzung und Betreiberanforderung.

Wichtige Kennzahlen sind:

Verfügbarkeit (%): Verhältnis der tatsächlichen Betriebszeit zur Sollbetriebszeit
Störungshäufigkeit (Anzahl p. a.): Anzahl erfasster Störungen pro Anlage und Zeitraum
Durchschnittliche Stillstandszeit (h): Dauer vom Eingang der Störungsmeldung bis zur Wiederherstellung
Wartungstermine eingehalten (%): Anteil der fristgerecht durchgeführten Wartungen
Kosten pro Betriebseinheit (€): Instandhaltungs-, Reparatur- und Betriebskosten pro Nutzungseinheit
Anzahl Wiederholungsstörungen: Wiederauftreten gleicher Fehler trotz Wartung oder Reparatur
First-Time-Fix-Rate (%): Anteil der Störungen, die beim ersten Techniker-Einsatz vollständig behoben wurden

Diese Kennzahlen dienen auch als Grundlage für Service-Level-Agreements (SLA) mit Wartungsfirmen.

Einige zentrale KPIs im Aufzugsmanagement, ihre Bedeutung und mögliche Zielwerte:

KPI	Definition und Berechnung	Zielwert (Beispiel)
Verfügbarkeit (%)	Anteil der Zeit, in der der Aufzug betriebsbereit ist, bezogen auf die geplante Betriebszeit. Berechnung: (Gesamtbetriebszeit – Ausfallzeit) / Gesamtbetriebszeit * 100.	> 99 % (hoch verfügbar, < ca. 1% Ausfallzeit entspricht <3,7 Tagen/Jahr)
Störungshäufigkeit (Anzahl/Jahr)	Anzahl der ungeplanten Störungen/Ausfälle pro Anlage pro Jahr.	< 5 pro Jahr (abhängig von Alter/Nutzung)
MTTR (Mean Time To Repair)	Durchschnittliche Reparaturdauer pro Störfall. Berechnung: Summe der Ausfallzeiten / Anzahl Störungen. Umfasst Zeit von Störungsbeginn bis Wiederinbetriebnahme.	< 4 Stunden (je kürzer desto besser)
Wartungs-Compliance (%)	Anteil der Wartungs- und Prüftermine, die fristgerecht durchgeführt wurden. Berechnung: (Anzahl termingerecht erledigter Wartungen+Prüfungen / Anzahl planmäßiger Termine) * 100.	100 % (Ziel: keine Fristversäumnisse)
Wiederholungsstörungen	Anzahl der Störungen, die innerhalb kurzer Zeit erneut auftreten, obwohl sie als behoben galten (z. B. gleicher Fehlercode innerhalb 1 Monat). Indikator für die Qualität der Problemlösung.	0 (im Idealfall; >0 zeigt evtl. tieferes Problem)
First-Time-Fix-Rate (%)	Anteil der Störungen, die beim ersten Einsatz vollständig behoben wurden. (Also keine zweite Anfahrt nötig für gleiches Problem).	> 90 % (zeigt Kompetenz des Service)
Personenbefreiungen (Anzahl und Dauer)	Anzahl der Fälle pro Jahr, in denen Personen aus dem Aufzug befreit werden mussten, und ob die Hilfsfrist < 30 Min eingehalten wurde.	0 Fälle ideal, Hilfsfrist 100 % eingehalten bei allen Vorfällen (falls doch)
Kosten pro Betriebseinheit	z. B. Instandhaltungskosten pro Fahrt oder pro Betriebsstunde; Energiekosten pro Fahrt.	Benchmark-abhängig (z. B. <1 € pro 100 Fahrten an Wartungskosten)

Einsatz im Facility Management - Im praktischen Betrieb ermöglicht der Einsatz von KPIs:

Transparenz über den technischen Zustand und die Verlässlichkeit einzelner Aufzugsanlagen
Objektive Bewertung von Wartungsdienstleistern auf Basis vertraglich definierter SLAs
Benchmarking über mehrere Objekte hinweg zur Identifikation ineffizienter Anlagen
Früherkennung von Instandhaltungsbedarf oder Überlastung einzelner Aufzüge
Ableitung von Investitionsentscheidungen (z. B. Ersatzinvestition bei hoher Störquote)

Digitale CAFM- und IoT-Systeme unterstützen die automatisierte Erfassung und Auswertung dieser Daten in Echtzeit.

Dokumentation und Nachweisführung - Die KPI-Ergebnisse sind integraler Bestandteil der Betreiberdokumentation. Zu dokumentieren sind:

Kennzahlenverlauf über definierte Zeiträume
Abweichungsanalysen und Maßnahmenpläne
Vergleich mit SLA-Vorgaben
Relevante Prüfberichte, Wartungsprotokolle und Störungsmeldungen
Regelmäßige Berichte an interne Stakeholder oder Behörden

Die strukturierte KPI-basierte Steuerung erhöht nicht nur die Betriebssicherheit und Kundenzufriedenheit, sondern ist auch ein effektives Mittel zur Wahrung der Betreiberverantwortung im Sinne der TRBS 3121 und der BetrSichV.